Du fait de l’absence d’un document de référence relatif à l’organisation des services publics et notamment des ministères, une confusion est née sur l’utilisation des termes te ls que texte organique, organigrammes, cadre organique, poste de travail, plan d’organisation et d’effectifs.
Pour ces concepts dont il sera souvent fait usage dans ce document, le vocabulaire de l’Organisation Administrative au Cameroun retient les définitions suivantes :
Texte organique : décret du Président de la République portant organisation d’un ministère : missions, organes de division du travail, attribution desdits organes, postes de responsabilité. C’est un acte réglementaire qui fixe les normes d’organisation d’un ministère. Il informe sur la division des tâches et sur les regroupements en unités administrative à tous les niveaux.
Organigramme : transcription du texte organique sous forme de schéma ; faisant apparaître les différents poste et les lignes d’autorités formelles.
Cadre organique : document annexe du texte organique comportant les différents poste de travail assortis des activités, des effectifs des personnels, de leurs profils (définis en termes de connaissances, habiletés et attitudes) nécessaires pour un fonctionnement optimum de chaque unité de travail eu égard aux exigences du poste. Il se présente sous forme d’un tableau à plusieurs colonnes selon les variables à mettre en exergue (unité de travail, emploi, activité au poste, nombre de poste, profil requis et observations). Il fait partie intégrante du texte organique et constitue l’outil essentiel de la gestion prévisionnelle des ressources humaines et permettra une meilleure maîtrise de l’évolution de la masse salariale. La structure de présentation de ce tableau telle que adoptée dans le présent guide est jointe en annexe.
Poste de Travail : place au sein d’une structure destinée à être occupée par un agent chargé d’exercer un emploi dans le cadre de réalisation des attributions et tâches qui lui sont assignées. Un emploi peut correspondre à un seul poste de travail dans une structure donnée (exemple d’un chef de service) ou être exercé par plusieurs agents occupant chacun un poste de travail dans un service donné (exemples de secrétaires-dactylographe). Un poste de travail est occupé normalement par un « titulaire du poste » nommé ou affecté à titre permanent. Il est vacant lorsqu’il est prévu au budget et doté de crédits mais n’est pas occupé.
Plans d’organisation et d’effectifs (POE) : résultat d’une étude qui consiste à établir en fonction des missions d’un ministère, une organisation rationnelle de son fonctionnement, des relations institutionnelles avec ses partenaires externes, la lise des poste de travail nécessaires et leurs contenus ainsi que les profils requis pour les titulaires desdits postes.
Au terme de l’élaboration du POE d’un ministère l’on doit obtenir logiquement les produits suivants : un texte organique, un cadre organique, un manuel de procédures et un plan de mise en œuvre.
RÔLES ET IMPORTANCE DU TEXTE ORGANIQUE D’UN MINISTERE
L’importance d’un texte organique tient à ses multiples rôles. En effet un texte organique :
- constitue une source d’information sur la raison d’être du ministère pour les institutions partenaires, les administrés et les usagers ;
- représente le fondement des responsabilités des différents acteurs ;
- permet d’élaborer l’organigramme du ministère ;
- permet d’élaborer les procédures adaptéees ;
- renseigne sur le nombre de postes de responsabilité prévus ;
- soutend le processus de contrôle de tout travail effectué et l’évaluation des ressources humaiens et des résultats ;
- permet d’élaborer des fiches de postes.
CONTENU DU TEXTE ORGANIQUE D’UN MINISTERE
Les éléments ci-après doivent être retrouvés impérativement dans le texte organique d’un ministère :
Le titre
Celui-ci comporte : La nature de l’acte 
décret Les référence de l’acte numéro ; date de signature objet de l’acte.
Bloc de légalité
Constitué de trois (3) éléments : 1- La qualité du signataire ; 2- Le corpus des textes de référence ou bloc de légalité et de constitutionnalité : il s’agit de viser l’ensemble des texte qui constituent la base légale du dispositif et classées par ordre d’importance décroissante. On doit minimalement y retrouver la référence à la constitution et au décret pourtant organisation du gouvernement ; 3- Le verbe qui renvoie à la nature de l’acte.
Le dispositif
Le dispositif est structuré sur la base d’articles numérotés dans l’ordre croissant ; un article peut être subdivisé en alinéas.
Selon les cas un texte organique est divisé en titres, chapitres, sections, voire en paragraphes qui reprennent un ensemble d’articles.
Certaines de ces divisions matérielles du texte organique peuvent n’être constituées que d’un seul article.
Le dispositif comporte :
1- Les dispositions générales
a. Elle reprennent le titre de l’acte en l’explicitant ainsi que les dispositions relatives aux missions du ministère concerné tel que stipule dans le décret portant organisation du gouvernement.1
B6 Elle donnent les grandes composantes du ministère : Cabinet, Inspection Générale, Administration Centrale, Services Extérieurs.
2- L’organisation structurelle de chaque composante
a. Elle précise les attribution au champ de compétence de chaque composante et de ses démembrements. b. Elle permet de déterminer le nombre de postes de responsabilité.
Les mentions finales
Elles sont constituées dans l’ordre indiqué ci-après :
Des dispositions diverses (rangs, procédure de nomination) ; Des dispositions spécifiques (organisme rattachés, prestation de serment, détention de commission) ; De l’article abrogeant les dispositions antérieures contraire ; De l’article relatif aux conditions de nomination aux poste de responsabilités du texte et renvoyant au cadre organique ; De l’article prévoyant les modalités de publication et d’enregistrement ; Du lieu et de la date de signature ; Du titre et du nom du signataire.
1- un choix s’est fait ici entre la conception d’une part latine et d’autre part angloxasonne en faveur de la seconde qui reprend les missions à ce niveau et permet d’informer les partenaires, administrés et usagers à leur sujet.
